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Pratique

Faire sa gestion commerciale en ligne

30 juillet 2009

Mathilde

A l'instar d'UGAL pour la création de site internet, on commence à voir de plus en plus de SaaS (Software as a Service) pour la création de devis et de factures: le client loue l'utilisation du logiciel, ce qui permet de mutualiser les coûts et d'appliquer des tarifs plus que raisonnables. Autre avantage, il n'y a pas d'installation à faire sur son ordinateur: tout se passe en ligne. C'est donc très simple à utiliser d'autant que le Web permet de fournir des interfaces beaucoup plus ergonomiques que les logiciels standards.

J'ai testé les deux logiciels de création de devis dont on parle beaucoup en ce moment. Mon A.E. et iScriba. Voilà une petite revue susceptible d'intéresser nos clients.

Mon A.E.

Mon A.E est un logiciel édité par Le Nouveau Web, l'auto-entreprise d'Olivier Ruffin. Olivier Ruffin tient par ailleurs un blog veilleperso.com

Mon A.E. offre 4 menus en haut : Compte (pour paramétrer son compte) Gestion (pour créer des devis et facture) TVA (pour la déclaration de TVA) et Analyse (Statitisques diverses). Chaque menu se décline sur la gauche. Dans le menu gestion, les sous-menus permettent d'effectuer différentes tâches: créer des clients, des devis, des factures..

Gestion des devis sous mon A.E.

 

La gestion des documents est très simple. On peut créer un client depuis le devis ou la facture, appeler des produits enregistrés ou ajouter des intitulés libres. Chaque document créé est stocké au format pdf et peut être à tout moment envoyé par e-mail. Un menu Webmail permet de définir un message par défaut qui accompagnera les devis ou factures.

Côté prix, Mon A.E propose différentes versions entre 0 et 4 € par mois, selon les fonctionnalités.

iScriba

Nouveau venu sur le marché iScriba est édité par Deckmatt, SARL. Actuellement en phase de test bêta, la tarification n'est pas encore connue. Le service est pour l'instant gratuit et je suppose qu'il appliquera des tarifs similaires à ceux de mon A.E.: une version gratuite est limitée et quelques euros par mois pour les autres formules.

iScriba est organisé en menus: en haut à droite les paramètres du compte (coordonnées de la société, paramètres des documents types, etc..); sur la gauche des onglets permettent d'accéder aux différents outils: devis, commandes, clients....

L'organisation des menus me semble plus simple que celle de Mon A.E. et plus logique. Par exemple il n'existe qu'un seul menu devis qui permet à la fois de créer des devis et de consulter les devis déjà créés. En revanche le côté très Web 2  (compatibilité Google Gears, suivi des devis par RSS, Tags et Ajax en veux tu en voilà), alourdit l'interface et risque à mon avis d'effrayer plus d'un auto-entrepreneur.

En ce qui concerne les fonctionnalités de base, elles sont comparables à celles de Mon A.E. Les documents générés sont aussi stockés au format pdf et peuvent être envoyés par email à tout moment.

Conclusion

Ma préférence va à Mon A.E. dont je salue la simplicité de l'interface. Les fonctionnalités importantes (comme transformer un devis en facture) sont disponibles et il n'y a pas de gadgets superflus. iScriba a un look plus soigné et offre plus de gadgets, mais le mieux est l'ennemi du bien. Rester simple et efficace est à mon avis le plus important. Quoi qu'il en soit, moi qui viens du monde du logiciel de gestion, je suis épatée par la différence en matière d'ergonomie de ces nouveaux-nés si on les compare aux bons vieux standards du marché comme CIEL, EBP et autres Sage qui auraient beaucoup à apprendre de ces logiciels.

Cela dit faire sa compta ou sa gestion en ligne c'est certes pratique mais il faut accepter de rester dépendant de la connexion internet et surtout dans le cadre d'offres hébergées, de stocker des données très confidentielles sur les serveurs qui ne vous appartiennent pas. Si cela n'est pas concevable pour une entreprise d'une certaine taille, cela ne devrait pas poser de problèmes pour le marché des auto-entrepreneurs et petites entreprises.

Plutôt que de bidouiller des devis moches sur Word, utiliser un clé en main permet d'une part de fournir des documents professionnels à ses clients et d'autre part d'avoir un outil de gestion pour par exemple relancer ses prospects.

Voir aussi

Commentaire de annebal

30 juillet 2009 à 07:46 PM

Merci pour cette nouvelle rubrique, qui vient à point nommé. Juste une question? Vous parlez d'auto-entreprises et micro-entreprises, est-ce que ça marche aussi pour les SARL et notamment les EURL?

Commentaire de Mathilde - UGAL

30 juillet 2009 à 07:52 PM

Même si ces services visent plutôt les micro-entreprises et auto-entrepreneurs, vous pouvez techniquement les utiliser si vous avez une autre structure juridique: Mon A.E dans le menu "mon entreprise" vous permet d'indiquer votre structure juridique:Auto-Entrepise, Micro Entreprise, EURL, SARL, SA, SAS ou Association. Chez iScriba, vous pouvez paramétrer les taux de TVA à appliquer en fonction de votre statut.

Commentaire de annebal

30 juillet 2009 à 07:57 PM

Double merci :)
A quand une joint-venture entre Ugal et mon AE pour que chaque client Ugal ait déjà tout ça en option (toujours plus, telle est la devise du client comblé d'ugal :)?

Commentaire de Mathilde - UGAL

30 juillet 2009 à 08:00 PM

vous voulez dire avec UGAL ( on s'écrit en majuscule voyez-vous)

Commentaire de Olivier

31 juillet 2009 à 12:00 PM

Merci Mathilde pour ton étude comparative. J'ai effectivement créé MonAE car je trouvais bien trop complexe les outils existants et de plus, j'avais besoin d'une solution en ligne pour pouvoir facturer automatiquement via une API d'autres services que j'édite ;-)
Bref je voulais faire un outil simple et efficace pour ne pas perdre de temps à me transformer en comptable ;-)

Je confirme aussi que MonAE a depuis sa création été étendu à la gestion des micro-entreprises, puis maintenant aux TPE, en permettant de facturer la TVA et en mettant en place un outil d'aide à la déclaration de la TVA. L'idée derrière MonAE est donc d'offrir à tout les entrepreneurs qui gèrent eux-même leur facturation un outil qui leur permet d'accomplir cette tache vite et bien ;-)

Commentaire de Mathilde - UGAL

31 juillet 2009 à 12:34 PM

de rien! Le produit est vraiment sympa.

Commentaire de Jacques

31 juillet 2009 à 02:33 PM

Je suis à la tête d'une PME et j'utilise iscriba en essai depuis 3 jours et j'avoue une certaine facilité de création, de gestion des clients, relance des impayés et autres...cela me plaît beaucoup par rapport aux logiciels de gestion que j'utilise jusqu'à maintenant.
A essayer!

Commentaire de Mathilde - UGAL

31 juillet 2009 à 02:53 PM

effectivement iScriba est simple à utiliser et je trouve l'organisation des menus bien pensée. Par rapport à un soft "traditionnel" c'est la nuit et le jour.

Commentaire de Kevin Meyer

31 juillet 2009 à 03:15 PM

Le design de iScriba, ca ressemble vachement aux produits de 37Signals (Basecamp, Backpack etc...), vous trouvez pas? C'est pas très original en tous cas...

Commentaire de Matthieu Fauveau

31 juillet 2009 à 03:34 PM

@Mathilde : merci pour cet article. iScriba a été pensé pour être simple d'utilisation et je suis heureux que tu le trouves plus intuitif que les logiciels classique tel que Ciel. Il s'agissait d'un de nos principaux objectifs lorsque nous avons commencé à développer iScriba.

J'en profites aussi pour préciser qu'iScriba peut être utilisé dans différentes structures et pas uniquement par les auto-entrepreneurs. Par exemple, Deckmatt (qui est une SARL) utilise iScriba depuis le 1er janvier 2009. Après, tout dépend évidemment de ce que l'on recherche au sein d'un logiciel de ce type. Il ne conviendra certainement pas à tout le monde mais nous faisons de notre mieux pour qu'il puisse s'adapter à une majorité de cas.

@Kevin Meyer : l'interface est en effet inspirée des produits de 37signals. Certes ce n'est pas très original comme vous dites, mais l'interface à le mérite d'être claire et concise. Le reste est une affaire de gout...

@Jacques : content que cela vous plaise, n'hésitez pas à nous contacter si vous rencontrez le moindre problème.

Commentaire de Mathilde - UGAL

31 juillet 2009 à 04:11 PM

effectivement cela n'a rien à voir avec Ciel et ça fait plaisir de voir des solutions simples. Et en ce qui concerne l'interface, au moins t'as le mérite d'être honnête;-)

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