Gérér ses comptes emails professionnels
29 mai 2009
Mathilde
Avoir un email est gratuit. Allez sur les sites de Free, Yahoo, Gmail ou autres et en deux clics vous aurez une adresse de type monom@free.fr, monnom@yahoo.fr ou encore monnom@gmail.com...
Jusque là c'est très simple, d'ailleurs tout le monde de 7 à 77 ans sait créer et utiliser une adresse email à titre personnel.
Quand on veut gérer des adresses emails dans un cadre professionnel ça se corse un petit peu. Résultat, certains préfèrent ne pas se prendre la tête et créer leurs adresses email "professionnelles" là où ils ont leurs emails privés. Cela donne des adresses de type boutique-machin@orange.fr. ou entreprise-bidule@gmail.com.
Je me se suis souvent demandée pourquoi les petites boîtes qui avait franchi le pas du site web avec leur propre nom de domaine, n'utilisaient pas leur nom de domaine pour créer leurs adresses emails. A discuter avec eux, j'ai compris que le fonctionnement des emails entre nom de domaine, boite mail, webmail, outlook, n'était pas très clair. Dans les grandes entreprises, c'est le responsable informatique qui s'occupe de paramétrer les boîtes mail. Mais l'entrepreneur ou la TPE est un peu perdu: une petite explication semble donc nécessaire.
Un peu de technique: comment ça marche.
Qui fournit les adresses?
La personne qui peut créer des adresses de type jean-luc@machin.fr est obligatoirement propriétaire du nom de domaine machin.fr. Google a donc déposé le nom de domaine gmail.com pour pouvoir créer des adresses de type gmail.com.
Concrètement cela signifie que si vous avez déposé le nom de domaine societe-bidule.fr vous pouvez créer des adresses de type jean-luc@societe-bidule.fr. Le bureau d'enregistrement où vous avez déposé votre nom de domaine doit vous fournir la possibilté de configurer le serveur MX de votre domaine, autrement dit d'indiquer l'adresse du serveur mail que vous souhaitez utiliser.
Où sont stockés les emails
Les mails sont stockés sur des serveurs mail dédiés qui gèrent les envois et réception de emails.
- Dans le cas des offres pour particuliers, les emails sont stockés sur les serveurs de yahoo!, google, free... C'est une prestation de service qui est offerte soit par les fournisseurs d'accès (Free, Orange, SFR..) soit par des sociétés comme Yahoo! Google.
- La société-bidule qui veut pouvoir envoyer et recevoir des emails sur son nom de domaine doit soit installer un serveur mail, soit utiliser les services d'un tiers (webagency, SSII ou encore le bureau d'enregistrement , Yahoo! ou Google et son service Google Aps
Comment relever et envoyer des emails
Pour relever son courrier il y a deux solutions:
- le webmail: dans ce cas, on se connecte directement sur le Web (sur le site yahoo.com, free.fr, gmail.com..).Grâce au webmail, vous pouvez relever votre courrier et en envoyer depuis n'importe quel ordinateur
- utiliser un logiciel de messagerie (Outlook, Eudora, Mail..) : les emails sont ainsi téléchargés sur votre disque dur et disponible, même si vous n'êtes pas connecté.
Notre recommandation: Google Aps
Avoir une adresse chez free ou chez orange c'est quelque part faire de la publicité pour free ou orange chaque fois que vous envoyez un email. Mais surtout cela ne donne pas une image professionnelle. Il est donc important, pour votre image de créer des adresses emails sur votre nom de domaine.
Jusque récemment encore, les grandes entreprises avaient tendance à héberger leurs serveurs mails en interne et à créer leur propre interface webmail. La TPE qui souhaitait avoir des mails pro faisait appel à sa webagency ou à une SSI , laquelle hébergeait ses mails en interne.
Aujourd'hui il faut regarder les choses en face: Google fournit une batterie de services qu'aucune petite structure ne pourra égaler: email, chat, mais aussi partage de documents (présentation, texte, tableaux), calendriers.... Ce service appellé Google Aps est une véritable suite bureautique en ligne. Les services de Yahoo! mais aussi des bureaux d'enregistrement (qui offrent pratiquement toujours un service de email en complément du nom de domaine) sont vraiment très loin derrière en terme de facilité d'utilisation, de clarté du support mais aussi en terme de tarification.
Chez UGAL, nous avons vite abandonné la gestion de serveurs mails en interne et avons souscrit à l'offre de Google. C'est également ce que nous paramétrons pour nos clients.
Cerise sur le gâteau pour les petites entreprises, Google Aps existe en version gratuite (limitée à 50 utilisateurs par nom de domaine et sans garantie de service). Une version payante permet d'avoir un service de qualité pour un coût très raisonnable: 50 dollars par an et par adresse. Valéo, l'équipementier automobile, est une des premières grande entreprise française à avoir souscrit à ce service pour ses 30.000 salariés.