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Pratique

Partager des informations en ligne

8 août 2008

Mathilde

Partager des informations en ligne intéresse les petites structures. Il existe différentes solutions dont l' option intranet UGAL fait partie:

  • Un site web permet de partager des informations (contenues dans des pages) avec le monde entier.
  • Un site web avec une option intranet permet de limiter le partage à certains membres.

Il existe bien sûr d'autres solutions que l'intranet UGAL pour partager des informations:-). Si UGAL est idéal pour le partage de pages web, il ne permet pas par exemple de partager des documents Excel, ou encore, n'est pas spécialement dédié à la gestion des tâches. Voici donc un petit tour d'horizon des solutions dédiées aux TPE pour partager des informations

Google Docs

Google Docs pourrait être utilisé comme un Intranet. L'utilisation de Google docs est gratuite et ne nécessite aucune installation sur votre ordinateur. Tout se fait en ligne, une simple connexion internet suffit. Chaque utilisateur peut créer différents types de documents (texte, tableur, présentation) et peut décider d'y donner accès à d'autres personnes. C'est à la fois simple et efficace. Vous pouvez aussi autoriser les modifications de documents et un historique des modifications est disponible. Google Docs permet donc de partager des documents mais reste assez limité car il ne permet pas de partager la structure ou le classement des différentes pages. A chaque personne de créer ses propres dossiers (par exemple :vente -marketing -finance) et d' y classer les documents. A l'usage c'est assez vite rédibitoire, notamment si vous souhaitez partager beaucoup de documents avec une ou plusieurs personnes. En revanche pour stocker vos propres documents en ligne et y donner accès de temps en temps à une ou plusieurs personnes (piochées dans votre répertoire de Google de contact) c'est vraiment très pratique.

Backpack

Backpack propose une version gratuite permettant de partager jusqu'à 5 pages avec un maximum de 2 utilisateurs. Des versions payantes moins limitées sont disponibles entre 7 et 99 dollars par mois.
Edité par 37 signals Backpack est disponible en anglais uniquement.

Le plus impressionnant chez BackPack c'est sa superbe interface très intuitive. Quand on créé une page on peut insérer différents éléments (Note, Liste à cocher,...). Le choix de l'emplacement des différents éléments s'effectue directement dans la page par glisser déposer; Solution Intranet : Backpack

La fonction Newsroom qui présente la listes des dernières actions enregistrées sur BackPack est intéressante et peut être utile dans le cadre d'un suivi de projet. D'autres fonctions ne sont pas terribles: le calendrier et les alertes ne cassent pas des briques par rapport à ce qu'offre Google par exemple pas plus que le Journal (une sorte de mini Twitter)

Les différentes pages sont accessibles par fil RSS qui lui n'est pas sécurisé. Même si l'adresse du fil RSS semble difficile à deviner, il y a un risque. Ne pas mettre d'informations trop confidentielles sur son BackPack

Remember the Milk

Remember The Milk (RTM) qui signifie "n'oublie pas le lait" permet de gérer et partager des listes. RTM est disponible gratuitement en anglais et en français (même si tout n'est pas traduit). Une version Pro (25 dollars par an) est disponible et offre en plus la synchronisation vers votre iPhone ou autre mobile préféré. Si son interface est un peu moins intuitive que celle de BackPack, RTM reste une de mes solutions préférées.

Le principe consiste à partager des listes à l'intérieur des quelles on insère différentes tâches . Chaque tâche peut contenir des dates, des commentaires, peut être partagée, avoir un niveau de priorité, etc., pas mal de choses ont été prévues.

RTM n'offre en revanche pas de gestion de contacts, ni d 'agenda, alors que BackPack en propose un. C'est intelligent de la part de RTM : la plupart des gens utilisent déjà la solution d'agenda de Google Docs ou de tout autre système de calendrier disponible dans les suites bureautiques (Outlook, ENtourage, Calendrier..). Ces solutions sont éprouvées et performantes. RTM vous propose plutôt de synchroniser les tâches avec votre agenda préféré. Malin.
Le principe de RTM est donc de se concentrer quasi uniquement sur la gestion des tâches et il le fait très bien.
A noter que RTM a le même problème de sécurisation RSS que BackPack mais on peut toutefois choisir de ne pas créer de RSS pour ses pages.

 

Solutions orientées "Gestion de Projet"

Pour gérer des projets en ligne, il existe d'autres solutions comme Base Camp (édité par 37 signals comme BackPack) mais aussi Coghead. Coghead est vraiment impressionnant mais ne s'adresse pas franchement au neuneu.

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